CivisNyugta útmutató

1. Miről szól a CivisNyugta?

A CivisNyugta egy egyszerű program, amivel:

• nyugtát állít ki (pl. készpénzes vagy kártyás vásárlásról),
• a törvény szerint elküldi a nyugtaadatokat a NAV-nak, és
• a lezárt nyugtát átadja a vevőnek – nyomtatva, QR-kóddal, megosztható linken vagy e-mail PDF-ként.

Miért kell ez? A NAV megköveteli, hogy a nyugták adatait gépi úton is megkapja. A CivisNyugta ezt helyette elvégzi – Önnek nem kell külön NAV programot írnia.

2. Regisztráció és jóváhagyás

Miért kell ez? Így tudjuk, hogy melyik cég használja a rendszert, és csak az Ön cége látja a saját nyugtáját.

1. Nyissa meg a Regisztráció menüpontot.
2. Töltse ki: cég neve, adószám, kapcsolattartó neve, e-mail, bejelentkezési jelszó.
3. A jelszót írja fel biztonságos helyre – később ezzel lép be.
4. Küldje el a kérelmet.

Ezután ezt fogja látni: „A regisztráció jóváhagyásra vár.”

Ez normális. A Civissoft munkatársa ellenőrzi a kérelmet. Addig nem tud bejelentkezni, és NAV kulcsot sem tud menteni – ez így van rendjén.

Az állapotot megnézheti a Állapot oldalon (Fiók menü) is.

Ha már napok óta vár, írjon visszajelzést az adószámával (bejelentkezés után), vagy keresse a Civissoftot.

3. Bejelentkezés

Bejelentkezés csak a jóváhagyás után lehetséges. A Bejelentkezés oldalon adja meg:

• az e-mail címét,
• a cég adószámát,
• és a regisztrációnál megadott jelszót.

Ha bejelöli az „emlékezz rám” jellegű opciót (ha van), a készülék megjegyezheti az e-mailt és az adószámot – a jelszót mindig Ön írja be.

A bejelentkezés kb. 15 perc inaktivitás után lejár; amíg dolgozik az oldalon, a program meghosszabbítja a munkamenetet.

Kijelentkezés: a felső menüben a Kijelentkezés gomb.

Elfelejtett jelszó: a bejelentkezés oldalon az Elfelejtett jelszó linken kérhet visszaállítást (e-mail + adószám). A rendszer e-mailben elküldi a biztonságos linket; azon megadhatja az új jelszót (a link 1 óráig érvényes).

4. NAV kulcsok betöltése

Miért kellenek kulcsok? Ezekkel a CivisNyugta biztonságosan csatlakozik a NAV-hoz, és el tudja küldeni a nyugtákat. Az M2M (gépi) azonosítókat a CivisNyugta központilag kezeli – ezeket nem kell bemásolnia. Önnek a saját cége Felhasználókezelő technikai felhasználójának adatait kell megadnia. Senkinek ne küldje el e-mailben a jelszavakat / kulcsokat, ha nem a hivatalos Civissoft csatorna kéri.

4.1 Mikor kezdheti?

Csak akkor, ha a regisztráció státusza engedélyezve. Addig a kulcskezelő nem engedi a mentést.

4.2 Hol regisztráljon a NAV-nál?

A NAV Felhasználókezelő rendszerben hozzon létre technikai felhasználót, állítsa be a nyugtaadat-szolgáltatás jogosultságot, és generáljon aláírókulcsot (és ha a felület kéri: cserekulcsot).

Nem kell külön M2M (gépi) regisztrációt kérnie a CivisNyugtához.

4.3 Mit adjon meg a CivisNyugtában?

1. Nyissa meg: Fiók → NAV M2M kulcsok, majd Új NAV kapcsolat.
2. Adjon megnevezést (pl. „Teszt bolt”, „Éles pénztár”).
3. Válassza ki a környezetet: Teszt vagy Éles.
4. Töltse ki a Felhasználókezelő mezőket (lásd a táblázatot).
5. Nyomja meg a Kulcsok tesztelése gombot. Ha sikeres, utána a Mentés gombot.

Adjon megnevezést is (pl. „Teszt bolt”, „Éles pénztár”) – ez csak Önnek szól, több bolt esetén könnyebb eligazodni.

Több bolt vagy környezet esetén vegyen fel külön NAV kapcsolatot a kulcskezelőben.

4.4 Kulcs csere

Ha lejár a jelszó, vagy új adatot kapott a NAV-tól: nyissa meg a meglévő regisztrációt a kulcskezelőben, írja be az új Felhasználókezelő értékeket, majd mentse.

A korábbi nyugták nem törlődnek. Csak a csatlakozási adatok frissülnek.

Sikeres mentés után a jelszavakat a képernyőn már nem mutatjuk (csak ****).

Hivatalos oldal: nav.gov.hu – nyugtaadat-szolgáltatás

5. Kezdőlap (áttekintés)

Bejelentkezés után a Kezdőlap mutatja, hogy mi a teendő.

• Gyors gombok – pl. Új nyugta.
• Státuszok – NAV kapcsolat.
• Teendők lista – amit a program szerint érdemes elintézni (pl. hiányzó kulcs, sikertelen jelentés).
• Mai / tegnapi összegzés – forgalom, nyugtaszám.
• Legutóbbi nyugták – gyors áttekintés.

A számlálóknál külön jelenik meg, ha a napi NAV jelentés még várakozik, és ha egy nyugta még nincs benne a NAV-nak elküldött napi csomagban. Ez két különböző dolog: a nyugta lehet lezárt és kézbesített, miközben a napi összesítés még fut.

Miért piros a figyelmeztetés? Általában azért, mert egy napi NAV jelentés késik, vagy a NAV elutasította. Kövesse a képernyőn lévő gombot (pl. NAV jelentések oldala), és ha nem sikerül, jelezze visszajelzésben.

Ha még nincs NAV kapcsolat, a kezdőlap lépésről lépésre segít: Felhasználókezelő adatok → kapcsolat beállítása → első nyugta.

6. Cikktörzs

Miért érdemes? Ha előre felveszi a termékeket / szolgáltatásokat, nyugtaíráskor egy kattintással kiválaszthatja őket – nem kell minden alkalommal begépelni az árat és az ÁFA-t.

1. Menü: Cikktörzs.
2. Új cikk: név, egység (pl. db), bruttó ár, ÁFA kulcs.
3. Ha ideiglenesen nem használja a terméket, állítsa inaktívra – a régi nyugták ettől még megmaradnak.
4. Jelölhet ki alapértelmezett cikket: új nyugta nyitásakor ez kerül az első tételre (név, ár, ÁFA). Tenantenként csak egy ilyen cikk lehet.

Nyugtaíráskor választhat a cikktörzsből, vagy írhat szabad szöveget is (egyszeri tétel).

6b. Adatok (cégcím, sorszám)

Menü: Adatok.

Itt állítja be a cég címét, ami minden új nyugta bizonylatán megjelenik (adószám és cégnév a regisztrációból jön). A címet nem kell minden nyugtánál begépelni.

Ugyanitt adható meg a sorszám előtag (pl. N1, N2), amíg még nem készült nyugta a cégnél. Így a könyvelő a nyugtaszámból látja, melyik cégnél készült.

Ha a cím nincs megadva, új nyugta kiállítása előtt a program ide irányít.

7. Nyugták

Menü: Nyugták.

7.1 Új nyugta

Az űrlap a tételekre van hangolva (bal oldalon). Jobbra az alapadatok látszanak (adószám, név, cím, sorszámtartomány, pénznem) – ezek a cégregisztrációból / Adatok menüből jönnek. Szerkeszthető a fizetési mód.

1. Kattintson az Új nyugta gombra.
2. Ha van alapértelmezett cikk, az első tétel már ki van töltve – ellenőrizze vagy cserélje.
3. Adjon hozzá további tételeket: cikktörzsből vagy szabad szöveggel (+ Tétel).
4. Nézze meg a soronkénti bruttót és a képernyő alján / a matricán az összesen összeget (magyar számformátum: pl. 7 000,00).
5. Ha minden stimmel, hagyja bejelölve az azonnali lezárást (vagy vegye ki, ha csak piszkozatot ment), majd Nyugta létrehozása.

Mit jelent a lezárás? A piszkozatból végleges nyugta lesz: sorszámot kap, és a program elkezdi a NAV felé küldeni (napi összesítésben). Lezárás után a tartalmat már nem lehet „átírni” – ha hiba volt, stornózni kell (lásd alább).

7.2 Nyugta megtekintése és kézbesítés

A listában kattintson egy sorra. Látja a fejlécet, a tételeket és az állapotot.

Lezárt nyugta részleteinél a Kézbesítés panel négy módot kínál – ugyanaz a bizonylat, ugyanazzal a sorszámmal jut el a vevőhöz:

• QR-kód – jelenítse meg a vevő telefonjának; beolvasáskor a digitális másolat nyílik meg.
• E-mail – PDF csatolmány a megadott címre (ha az SMTP be van állítva).
• Megosztható link – másolja Messengerbe, WhatsAppba stb.
• Nyomtatás – A4 / 80 / 58 mm. Asztalon PDF (új fül nélkül); mobilon a bizonylat teljes képernyős HTML nézete. A nyilvános (QR) oldalon a Nyomtatás az aktuális bizonylatot küldi a nyomtatóra.

7.3 Stornó / érvénytelenítés

Ha egy már lezárt nyugtát érvényteleníteni kell (pl. téves összeg):

1. Nyissa meg a nyugta részleteit.
2. Használja a Stornó (érvénytelenítés) gombot, és erősítse meg.

A program létrehoz egy érvénytelenítő bizonylatot. Az eredeti nyugta nem „tűnik el”, hanem érvénytelenítettként megmarad – ez így helyes a könyvelés és a NAV szempontjából is.

8. NAV jelentések

Miért kell ez? A NAV nem minden egyes nyugtát külön „azonnal” kér el webes űrlapon: a CivisNyugta a lezárt nyugtákat napi összesítésbe rakja, és ezt küldi el (automatikusan, tipikusan néhány percenként).

Menü: NAV jelentések.

• Elfogadva – a NAV rendben megkapta a napi jelentést.
• Várakozik / folyamatban – még küldés alatt vagy sorban áll. Várjon egy kicsit, majd frissítse az oldalt.
• Módosítás beküldendő – a nap már elfogadott volt, de új / változott nyugta miatt korrekciót kell küldeni. Ez nem ugyanaz, mint a végleges elutasítás.
• Sikertelen (elutasítva) – a NAV visszautasította. Próbálja az Újra küldés gombot; ha ismét hiba, jelezze visszajelzésben.

Ha a program azt jelzi, hogy egy napot újra össze kell állítani, használja az Összeállítás most gombot.

9. Import / export / nyugta-átadás

Menü: Fiók → Import / export.

9.1 Nyugták átadása (könyvelő / ellenőrzés)

Időszakra (dátumtól–ig) letöltheti a lezárt és érvénytelenített nyugtákat. A formátumot Ön választja:

• JSON – gépi feldolgozáshoz; tartalmazza a tartalom-hash-t is, ha van
• Egy PDF – összefűzött A4 bizonylatok
• ZIP – egyedi PDF-ek fájlonként

Csak olvasási (Import / export) jog kell hozzá. Piszkozat soha nem kerül a csomagba.

9.2 Külső rendszer (API)

Külső pénztár / ERP a CivisNyugta JSON API-ján keresztül tölthet be cikkeket, és kérdezhet le nyugtákat. Ez tipikusan rendszergazda / fejlesztő feladata.

1. Ugyanazon az oldalon megtalálja a másolható curl példákat és a cikk példa JSON-t.
2. Adja át az oldalt (és a tenant azonosítót) az IT-nek, ha nem Ön végzi a beépítést.
3. Az API hitelesítés a bejelentkezési tenant azonosítóval és jelszóval történik.

10. Felhasználók és jogosultságok

A cégfiókban több felhasználó lehet (pl. pénztáros, könyvelő). Menü: Felhasználók (ha van joga).

Minden menüponthoz három szint adható:

• Nincs – a menüpont nem látszik / nem használható
• Olvasás – megnézés, lista, letöltés; új / módosítás / törlés tiltott
• Írás – olvasás + létrehozás, módosítás, törlés

Példa: a könyvelőnek a Nyugták menüpontra elég az Olvasás – listázhat és exportálhat, de új nyugtát nem állít ki. A NAV M2M kulcsok írásával ő állíthatja be a kapcsolatot.

A fő felhasználó teljes hozzáféréssel rendelkezik; neki nem kell külön jogot beállítani. Ha egy gomb (pl. „+ Új nyugta”) nem jelenik meg, általában azért, mert csak olvasási joga van.

11. Rendszerüzenetek

A Civissoft (vagy az üzemeltetés) időnként üzemeltetési üzenetet küldhet (pl. rövid karbantartás / programfrissítés).

• A felső menüben az Üzenetek ikon villog, amíg el nem olvassa.
• A lap tetején megjelenik a banner; az Elolvastam gombbal nyugtázza.
• Frissítés előtt mentse a piszkozatot, vagy zárja le a folyamatban lévő nyugtát.

12. Fiók és beállítások

Menü: Fiók → Beállítások.

• Cégadatok – megtekinthetők. Módosítást visszajelzésben kérhet (ne próbálja „feltörni” a rendszert).
• Jelszócsere – ha új jelszót szeretne, itt tudja megváltoztatni. A régi jelszót írja be, majd az újat kétszer.
• Fiók törlése – csak akkor, ha biztosan nem használja tovább a rendszert. Ez súlyos lépés; a gomb előtt a program megerősítést kér. (Ha a fiókot a Civissoft tiltja, a belépés megszűnik, a nyugták megmaradnak.)

13. Gyakori hibák

Biztonság: a kulcsokat a CivisNyugta titkosítva tárolja. Ne fényképezze le és ne tegye fel nyilvános helyre a NAV adatokat.

További segítség: a menü Útmutató pontja mindig elérhető, bejelentkezés nélkül is.